Factura

La factura es un documento mercantil y contable que justifica la entrega de bienes o la prestación de servicios. En ella se recoge toda la información esencial de la compraventa: el precio del producto o servicio, el tipo de IVA aplicado, la fecha de la operación y los datos tanto del vendedor como del comprador.

Definición de factura

Más allá de ser un simple justificante de pago, la factura tiene una función legal y fiscal muy importante: acredita la operación realizada y permite al comprador deducirse el IVA pagado si cumple los requisitos establecidos.

Una factura es el documento legal que detalla y certifica una operación de compraventa de bienes o servicios, incluyendo sus condiciones económicas y fiscales.

Por tanto, no se trata solo de un papel o archivo digital, sino de un respaldo oficial de la transacción, con validez tanto para el cliente como para la administración tributaria.

¿Para qué sirve una factura?

La factura no es solo un documento administrativo: cumple un papel central en la actividad económica y en la relación entre clientes, empresas y la administración pública. Sus principales funciones son las siguientes:

Acreditar la operación

La factura es la prueba documental de que se ha realizado una compraventa o prestación de servicio. Permite demostrar que el bien se entregó o que el servicio se prestó, y que existe una obligación de pago.

Garantizar derechos fiscales

Desde el punto de vista tributario, la factura es imprescindible. El comprador (si es autónomo o empresa) puede deducir el IVA soportado, mientras que el vendedor está obligado a declarar el IVA repercutido. De este modo, la factura asegura la correcta tributación de la operación.

Facilitar la contabilidad

Tanto para empresas como para autónomos, la factura es la base de la contabilización de ingresos y gastos. Gracias a ellas se pueden llevar libros contables actualizados, preparar declaraciones fiscales y evaluar la salud financiera del negocio.

Servir como soporte legal

En caso de desacuerdo entre las partes, la factura se convierte en una prueba con validez legal. Puede utilizarse en reclamaciones judiciales o administrativas para demostrar las condiciones de la transacción (precio, fecha, impuestos aplicados).

Aportar transparencia en las relaciones comerciales

Al detallar de manera clara el precio, los impuestos aplicados, la descripción del bien o servicio y las condiciones de pago, la factura ofrece transparencia y seguridad en la relación comercial. Así se evitan malentendidos y se refuerza la confianza entre proveedor y cliente.

Elementos que debe contener una factura

Según la normativa vigente, una factura debe incluir una serie de datos obligatorios:

• Número y serie de la factura (identificación única).
• Fecha de emisión y, en su caso, fecha de la operación.
• Datos del emisor: nombre, NIF/CIF, domicilio.
• Datos del receptor: nombre, NIF/CIF si es empresa o autónomo.
• Descripción de los bienes o servicios.
• Base imponible: importe sin impuestos.
• Tipo impositivo de IVA aplicado y su cuantía.
• Total a pagar (con impuestos incluidos).

Además, en determinados casos, pueden añadirse retenciones de IRPF, recargos u otra información fiscal.

Tipos de factura

En función de la operación y de las circunstancias, existen diferentes tipos de factura. Conocerlos ayuda a utilizarlas correctamente y a cumplir con las obligaciones fiscales:

Factura completa u ordinaria

Es la más habitual en la mayoría de transacciones comerciales. Incluye todos los datos obligatorios (emisor, receptor, fecha, número, concepto, base imponible, impuestos aplicados y total). Tiene plena validez legal y fiscal, tanto para el comprador como para el vendedor.

Factura simplificada

Sustituye a los antiguos tiques y se utiliza en operaciones de importe reducido. Permite acreditar la operación sin necesidad de incluir todos los datos, aunque sí los más relevantes. En general, se admite para importes hasta 400 € o hasta 3.000 € en casos específicos (como restauración o transporte). Ejemplo: el recibo de un menú en un restaurante o el ticket de un taxi.

Factura proforma

No es una factura “real”, sino un documento previo que detalla las condiciones de una operación (precio, plazos, productos), pero no tiene validez fiscal ni contable. Sirve como presupuesto o propuesta antes de formalizar la compraventa.

Ejemplo: una tienda de muebles envía una factura proforma con el desglose de un pedido, pendiente de confirmación.

Factura rectificativa

Se emite para corregir errores en una factura ya expedida (importe incorrecto, IVA mal calculado, datos erróneos…). Tiene validez legal y debe hacer referencia a la factura original.

Factura electrónica

Es la versión digital de la factura, emitida y recibida en formato electrónico. Tiene plena validez legal, siempre que cumpla con los requisitos técnicos (firma digital, conservación segura). Además, facilita la gestión documental y reduce costes administrativos.

Ejemplo práctico de factura

Un autónomo emite una factura por un servicio de diseño gráfico:

• Precio del servicio: 500 €
• IVA (21 %): 105 €
• Total: 605 €

En la factura aparecerán los datos del diseñador (emisor), los del cliente (receptor), la descripción del servicio, la base imponible (500 €), el IVA repercutido (105 €) y el total de la operación (605 €).

El cliente podrá deducir esos 105 € de IVA si desarrolla una actividad económica y cumple los requisitos fiscales.

Importancia de la factura en la planificación financiera

Las facturas son esenciales tanto para empresas como para particulares. Permiten:

• Controlar gastos e ingresos de forma organizada.
• Cumplir con las obligaciones fiscales y evitar sanciones.
• Tener un historial claro de las operaciones realizadas.

En la vida personal, guardar facturas también es útil para garantías, devoluciones o reclamaciones. Y en la planificación financiera a largo plazo, son la base para elaborar presupuestos, balances o declaraciones fiscales.

Una factura es mucho más que un justificante: es el documento legal y fiscal que da forma a las operaciones económicas. Saber qué es una factura, conocer su definición y entender para qué sirve es esencial para gestionar correctamente tus finanzas, evitar problemas legales y llevar un control claro de tu economía, tanto personal como profesional.

• Finiquito